Členové: Aktualizace údajů osob

Nechce se vám číst? »»
Jak na e-přihlášky ve skautISu (tipy, Q&A)

Aktualizace údajů osob slouží pro doplnění a revizi osobních údajů současných mladších členů (do 18 let) přímo jejich rodiči/zákonnými zástupci.

U dospělého člena (18+) se předpokládá, že má svůj vlastní účet ve skautISu, a má tedy povinnost si údaje o své osobě aktualizovat sám (aktualizace údajů pro něj nebude dostupná). U roverů a rangers se sami můžete rozhodnout, zda výzvu rodičům pošlete, nebo necháte samotné členy údaje aktualizovat tak, že se přihlásí do skautISu svým účtem a údaje zkontrolují přímo u své osoby.

Aktualizaci údajů provedete na záložce Členové pomocí tlačítka Aktualizace údajů osob. Podmínkou pro zaslání žádosti je uvedený alespoň jeden kontakt na rodiče/zákonného zástupce. Pokud nebude u dané osoby vyplněn žádný kontakt, nebude možné tuto osobu vybrat (tzn. nebude zobrazen checkbox ) a žádost o aktualizaci odeslat.

Aktualizaci údajů může provést rodič-člen i bez nutnosti zasílání výzvy k aktualizaci. Stačí, když se u své osoby podívá na záložku Rodina, kde uvidí seznam svých potomků, a stiskne tlačítko Aktualizovat údaje.

» CHYTRÁ TABULKA «
Přizpůsobte si vzhled tabulky Aktualizace údajů osob podle svých potřeb dle postupu v článku Ovládání skautISu: Chytrá tabulka.

Při zpracování žádostí o aktualizaci údajů se řiďte stavem dané žádosti.

Jak postupovat při aktualizaci údajů

Nenechávejte výzvy k aktualizaci až na poslední chvíli na konci ledna před registrací, ale s předstihem rodiče požádejte o aktualizaci údajů již před koncem roku, v období kdy je informujete o vybírání členských příspěvků a budete mít dost času na řešení případných nejasností.

Na záložce Členové stiskněte tlačítko Aktualizace údajů osob.
Zobrazí se seznam členů, kterým může být zaslána žádost o aktualizaci údajů, tzn. mladším 18 let.
Vyberte osoby, u kterých potřebujete aktualizovat údaje, a stiskněte tlačítko Požádat o aktualizaci údajů.
Vybrat půjdou pouze ty osoby, které mají uveden alespoň jeden e-mailový kontakt na rodiče/zákonného zástupce (nebude-li vyplněn kontakt, nebude zobrazen checkbox pro výběr osoby).
Pokud je u dané osoby odkaz Odeslat a stav , lze žádost odeslat pouze kliknutím na daný odkaz, postup posaný v následujícím kroku nebude fungovat.
V dalším kroku odešlete žádosti jednotlivým rodičům/zákonným zástupcům:
- Na stránce se vám znovu zobrazí seznam vybraných osob pro aktualizaci údajů.
- Zadejte text, který se rodiči/zákonnému zástupci zobrazí v rozesílané zprávě.
  Doporučujeme v této zprávě zmínit např. to, že jste rodiče/zákonného zástupce již předem informovali o této žádosti, případně zde doporučujeme uvést, že pokud rodič/zákonný zástupce má více dětí-členů, že jim žádost o aktualizaci údajů pošlete vícekrát, aby si v tom případě pohlídali správnost vyplněných údajů u všech dětí.
- Stiskněte tlačítko Odeslat výzvu k aktualizaci údajů.
- Stav žádosti bude: .
Rodiči/zákonnému zástupci přijde zpráva s jedinečným odkazem, pomocí kterého se dostane na stránku pro aktualizaci údajů (bez nutnosti přihlášení, stránka je anonymní) - viz kapitola Aktualizace údajů z pohledu rodiče.
E-mail má platnost 14 dní, po tomto termínu již nebude odkaz na aktualizaci údajů funkční.
E-mail přijde každému rodiči/zákonnému zástupci, kterého má daná osoba uvedeného na záložce Rodiče.
Rodič vyplní všechny potřebné údaje a žádost odešle. Jak vypadá aktualizace z pohledu rodiče si přečtěte v kapitole Aktualizace údajů z pohledu rodiče.
Stav žádosti bude: .
Pokud rodič žádost otevře, ale nepotvrdí údaje, bude stav žádosti .
! Změny odeslané zákonným zástupcem se do účtu člena nepropíší, dokud údaje nepotvrdí vedoucí jednotky přímo ve skautISu.
Průběžně sledujte stav jednotlivých žádostí.
Potvrzení změněných údajů vedoucím

Po aktualizaci údajů rodičem/zákonným zástupcem (modré kolečko), klikněte na Detail.

Následně uvidíte seznam změn, které rodič provedl. V pravém „zašedlém“ sloupci se nacházejí původní údaje, v levém aktuální potvrzené údaje rodičem/zákonným zástupcem. Změněné údaje jsou oranžově zvýrazněny. Pozorně si změny prohlédněte a pokud s nimi souhlasíte, stiskněte tlačítko Změny beru na vědomí, čímž dojde k dokončení celého procesu a k zapsání změn u dané osoby.
Změny odsouhlasujete jako celek, předpokládáme totiž, že rodič vždy vyplní všechny údaje správně. Pokud by nastala situace, že některý údaj bude chybně vyplněn, můžete buď znovu požádat o aktualizaci údajů, případně můžete daný údaj sami u daného rodiče/zákonného zástupce změnit.
Stav žádosti se změní na .

Pokud by náhodou nějaký rodič nestihl údaje v 14 dnech aktualizovat, můžete mu kdykoli odeslat novou výzvu k aktualizaci. Stačí člena vybrat a odeslat novou výzvu. To lze udělat bez ohledu na to, v jakém stavu se původní výzva k aktualizaci údajů nachází (viz body 3 a 4).

Přehled možných stavů

Barva	Stav	Význam
Černá	Neodesláno	Prozatím nebyla výzva k aktualizaci odeslána. Žádost odešlete.
Červená	Čeká	Žádost odeslána, čekáte na vyplnění od rodičů.
Oranžová	Nedokončeno	Rodič/zákonný zástupce otevřel odkaz v e-mailu, do aktualizace vstoupil, ale údaje nepotvrdil.
Modrá	Provedeny změny	Rodič kontrolu a aktualizaci údajů úspěšně provedl, žádost čeká na schválení od oddílu.
Zelená	Dokončeno	Změny údajů byly provedeny a vámi schváleny, vše je u daného člena aktualizováno.

Aktualizace údajů z pohledu rodiče

Rodič/zákonný zástupce obdrží následující e-mail:

Po kliknutí na jedinečný odkaz v e-mailu bude přesměrován na průvodce pro aktualizaci údajů, který se skládá ze 3 částí:

V prvním kroku nejprve musí ověřit totožnost člena. Všechny ověřované údaje slouží pro přesné odlišení osoby (například sourozenců).
Následuje samotná kontrola a aktualizace potřebných údajů.
- Upozorňujeme na přepínač Vybrání člena organizace. Pokud je rodič sám členem organizace, nemusí údaje o své osobě vyplňovat. Stačí, když zaškrtne tento přepínač, zadá své jméno, příjmení a RČ a skautIS podle těchto indicií najde správné údaje ve skautISu.
- Na konci stránky je nutné zaškrtnout Potvrzuji vše výše uvedené a přejít na další krok.
V posledním kroku jsou všechny vyplněné informace zobrazeny k závěrečné kontrole a stisknutím tlačítka Odeslat ke kontrole dojde k jejich odeslání pro kontrolu a schválení vedením oddílu.

≡ Jednotky ≡ Členové | E-přihláška | Hromadné změny členství

Jednotky = Členové = Přidání osoby ↔ E-přihláška ↔ Aktualizace údajů osob ↔ Hromadné změny členství